Você tenta registrar um recebimento e o sistema recusa. Frustrante — mas nunca aleatório: o Prontuário Verde valida três condições antes de aceitar um pagamento, todas ligadas ao controle do caixa. Este artigo explica cada bloqueio, a mensagem que ele exibe e como resolver — e ainda o que acontece de verdade quando um pagamento é excluído.
“Caixa fechado para esta data!” — o bloqueio mais comum
Causa: a data do pagamento é igual ou anterior à data do último fechamento do caixa. É a situação típica do lançamento retroativo: o caixa de ontem já foi fechado e você tenta registrar um recebimento de ontem.
Solução: reabrir o caixa até uma data que alcance o lançamento (quem pode reabrir depende da configuração da clínica), registrar o recebimento e fechar novamente.
“Pagamento não pode ser uma data futura!”
Causa: a data informada é posterior a hoje. Recebimento se registra quando o dinheiro entra — para valores que ainda vão entrar, o caminho certo são os recursos de cobrança (boleto, link de pagamento, parcelamento), não um pagamento com data futura.
Solução: corrija a data para hoje (ou para a data real do recebimento, se o caixa estiver aberto nela).
O caixa do seu usuário precisa estar aberto
Além da data, o sistema confere se o caixa do usuário logado está aberto para a data do movimento. Um caixa é considerado aberto quando ainda não tem fechamento registrado, ou quando a data do movimento é posterior ao último fechamento. Se o seu caixa do dia ainda não foi aberto (ou já foi fechado), o recebimento é bloqueado — abra o caixa (ou reabra) antes de receber.
O que acontece quando eu excluo um pagamento?
Muita coisa — e é bom saber antes de clicar. A exclusão de um pagamento é um estorno físico completo: o sistema remove o movimento de caixa, as provisões de receita (parcelas de cartão a receber), os rateios entre procedimentos, os vínculos com orçamentos, o cheque e suas movimentações, devolve o saldo de vale-presente utilizado e estorna lançamentos de cashback. Não fica um “pagamento cancelado” para consulta — o registro sai do financeiro.
- Restrição de perfil: se alguma parcela daquele pagamento em cartão já foi paga pela operadora (provisão efetivada), somente Administrador da Conta ou Gerente podem excluir ou alterar o pagamento;
- Caixa fechado bloqueia a exclusão também: para meios que movimentam o caixa, não dá para excluir um pagamento cujo caixa da conta já está fechado — reabra antes;
- Alterar = excluir + reinserir: internamente, a alteração de um pagamento refaz o registro preservando os vínculos originais. Por isso as mesmas regras de bloqueio da exclusão valem para a alteração.
Perguntas frequentes
Recebi ontem, mas esqueci de lançar. Perdi o registro?
Não — é exatamente o caso da reabertura de caixa: reabra até ontem, lance o recebimento com a data real e feche de novo. O histórico fica correto e o saldo é recalculado pelo sistema.
Por que só o gerente consegue excluir um pagamento antigo em cartão?
Porque a operadora já repassou parcelas daquele pagamento à clínica. A partir daí, excluir mexe em dinheiro que já entrou — e o sistema exige um perfil administrativo para essa decisão.
Conhecendo as três regras, o “não consigo receber” sempre tem saída rápida! Gostou desse conteúdo? Deixe um comentário e compartilhe com a sua equipe! 💚